Як поміняти закордонний паспорт у Польщі українцям у 2026 році

Якщо термін дії українського закордонного паспорта закінчується, документ був втрачений або змінилися персональні дані, його можна обміняти, не повертаючись в Україну.

Для українців, які проживають у Польщі, є кілька способів оформити новий закордонний паспорт. Найчастіше використовують Паспортний сервіс ДП «Документ» або звертаються до українського консульства.

Розповідаємо, як проходить процедура, які документи можуть знадобитися та на що звернути увагу перед подачею заяви.

У яких випадках потрібно міняти закордонний паспорт?

Обмін українського закордонного паспорта може знадобитися у різних ситуаціях.

Найпоширеніші з них:

• закінчується термін дії паспорта;
• паспорт був втрачений або викрадений;
• змінилося прізвище, ім'я або інші персональні дані;
• у документі виявили помилку;
• паспорт пошкоджений;
• у паспорті закінчилися сторінки для віз та відміток.

МЗС України також зазначає, що закордонний паспорт для громадян віком від 16 років оформлюється строком на 10 років. Для дітей віком до 16 років документ діє 4 роки.

Де можна оформити новий паспорт у Польщі?

Українці в Польщі можуть скористатися двома основними варіантами.

Паспортний сервіс ДП «Документ»

Паспортний сервіс працює за кордоном, зокрема в польських містах.

МЗС України вказує серед закордонних центрів Польщі Варшаву, Вроцлав, Краків та Гданськ.

Цей варіант зручний тим, що в одному місці можна подати документи, пройти фотографування та оформити необхідні процедури.

Наприклад, у Варшаві Паспортний сервіс розташований за адресою Aleje Jerozolimskie 179.

Українське консульство

Другий варіант — звернутися до дипломатичної або консульської установи України.

В Польщі працюють українські дипломатичні установи у Варшаві, Вроцлаві, Кракові, Гданську та Любліні.

Умови запису та порядок прийому можуть відрізнятися залежно від конкретної установи, тому перед візитом варто перевірити актуальну інформацію саме свого консульства.

Які документи потрібні для обміну паспорта?

Для дорослого заявника зазвичай потрібні основні українські документи.

Паспортний сервіс у Варшаві вказує серед необхідних документів:

• паспорт громадянина України;
• ідентифікаційний код (РНОКПП);
• інформацію про зареєстроване місце проживання;
• попередній закордонний паспорт, якщо він є;
• заяву-анкету, яка формується під час оформлення.

Якщо попередній закордонний паспорт був викрадений в Україні, може знадобитися витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань.

У конкретній ситуації перелік документів може відрізнятися. Наприклад, додаткові документи можуть знадобитися у разі зміни прізвища або персональних даних.

Чи потрібно приносити фотографію?

У більшості випадків окремо робити фотографію для дорослого паспорта не потрібно.

Фотографування проводиться під час оформлення документів у паспортному сервісі.

Тому перед візитом достатньо підготувати необхідні документи та прийти у призначений час.

Як записатися на оформлення?

Оформлення через Паспортний сервіс передбачає попередній запис до електронної черги.

На сайті сервісу необхідно вибрати потрібну послугу та доступний час.

Паспортний сервіс також зазначає, що попередній запис до електронної черги має здійснюватися громадянином особисто або його законним представником.

Перед записом варто перевірити актуальний список документів, оскільки вимоги можуть залежати від причини обміну паспорта.

Як проходить оформлення паспорта?

Процедура зазвичай складається з декількох етапів.

1. Запис.
Обираєте відповідний Паспортний сервіс або консульську установу та записуєтеся на прийом.

2. Підготовка документів.
Заздалегідь перевіряєте, чи є у вас український паспорт, РНОКПП та попередній закордонний паспорт.

3. Подача документів.
У призначений день приходите до установи та подаєте документи.

4. Фотографування та необхідні процедури.
Дані вносяться до системи, після чого формується заява на виготовлення нового документа.

5. Оплата.
Послуга оплачується відповідно до актуальних тарифів.

6. Очікування.
Після виготовлення документа його можна отримати відповідно до встановленого порядку.

Скільки часу виготовляють паспорт?

Строк залежить від місця оформлення та конкретної послуги.

Для закордонних підрозділів ДП «Документ» законодавство передбачає, що паспорт має бути виданий у строк, який не перевищує трьох місяців.

При цьому конкретний строк отримання може залежати від завантаженості центру, способу доставки та інших обставин.

Тому, якщо старий паспорт скоро закінчується, краще не відкладати подачу документів до останнього моменту.

Чи можна одночасно поміняти ID-картку та закордонний паспорт?

Так.

У 2026 році ДП «Документ» запровадило можливість одночасного оформлення або обміну ID-картки та закордонного паспорта. Це також стосується випадків, коли документи були втрачені або викрадені.

Для людини, якій потрібно оновити одразу два українські документи, це може бути зручніше, ніж проходити процедури окремо.

Що робити, якщо закордонний паспорт загубили?

Якщо паспорт втрачено, не варто просто чекати закінчення його строку дії.

Потрібно повідомити про втрату документа та звернутися до відповідної установи для оформлення нового.

Якщо документ був викрадений в Україні, можуть знадобитися додаткові підтвердження, зокрема витяг з ЄРДР.

Якщо паспорт втрачений уже на території Польщі, порядок дій може відрізнятися залежно від обставин, тому краще заздалегідь уточнити вимоги у Паспортному сервісі або консульській установі.

Чи можна залишити старий паспорт?

Якщо старий закордонний паспорт є, його варто взяти із собою під час подачі документів.

Паспортний сервіс зазначає, що раніше видані закордонні паспорти потрібно подавати за наявності — у тому числі документи, які вже недійсні або оформлені на інше прізвище.

Що робити, якщо паспорт потрібен терміново?

Якщо ваш документ закінчується найближчим часом, не варто чекати останнього тижня.

Спочатку перевірте:

1. де знаходиться найближчий Паспортний сервіс;
2. які документи потрібні саме у вашій ситуації;
3. чи є доступні дати для запису;
4. які строки виготовлення;
5. як відбувається отримання готового документа.

Так ви зможете уникнути ситуації, коли старий паспорт уже недійсний, а новий ще не готовий.

Висновок

Поміняти український закордонний паспорт у Польщі можна без поїздки в Україну.

Найпоширеніший варіант — звернутися до Паспортного сервісу ДП «Документ». Також оформлення закордонного паспорта доступне через українські дипломатичні установи.

Перед подачею документів важливо перевірити актуальні вимоги, записатися на прийом та підготувати всі необхідні документи.

Якщо термін дії паспорта скоро закінчується, краще зайнятися його заміною заздалегідь — особливо якщо ви працюєте в Польщі, плануєте подорожі або оформлюєте документи, для яких потрібен чинний закордонний паспорт.