Słowa z urzędowych pism: słowniczek dla cudzoziemca idącego do urzędu

Można całkiem dobrze mówić po polsku na co dzień — i zgubić się w urzędzie. Język pism urzędowych jest inny: „termin” to tu nie tylko data wizyty, ale przede wszystkim czas na wykonanie czegoś, „wezwanie” nie oznacza zaproszenia, lecz urzędowe żądanie, a „decyzja” może przynieść ulgę albo odmowę na trzech stronach. Te słowa pojawiają się w każdym piśmie od wojewody, ZUS czy urzędu skarbowego.

Wielu cudzoziemców tłumaczy urzędowe pisma w telefonie i dostaje zabawny, a czasem niebezpieczny wynik. Znacznie pewniej jest znać 50 kluczowych słów. Poniżej słowniczek pogrupowany według sytuacji, z prostymi wyjaśnieniami po polsku.

Instytucje i ludzie

• Urząd — instytucja państwowa lub samorządowa. Urząd wojewódzki zajmuje się m.in. kartami pobytu, urząd skarbowy — podatkami, urząd miasta lub gminy — sprawami mieszkańców.
• Okienko — stanowisko, przy którym przyjmuje się dokumenty.
• Numerek — bilet z kolejnym numerem w elektronicznej kolejce.
• Urzędnik / urzędniczka — osoba pracująca w urzędzie.
• Organ — w pismach tak nazywa się urząd, który podejmuje decyzję.
• Strona — w sprawie urzędowej to nie kartka, tylko osoba, której sprawa dotyczy — czyli ty.

Dokumenty, które składasz

• Wniosek — pismo, w którym o coś prosisz. „Złożyć wniosek” — oddać je w urzędzie.
• Formularz — gotowy druk do wypełnienia.
• Załącznik — dokument dołączony do wniosku.
• Kserokopia — kopia; oryginał do wglądu — oryginał, który urzędnik tylko ogląda i oddaje.
• Tłumaczenie przysięgłe — tłumaczenie wykonane przez tłumacza z uprawnieniami, z jego pieczęcią.
• Pełnomocnictwo — dokument, który pozwala innej osobie działać w twoim imieniu.
• Oświadczenie — pismo, w którym potwierdzasz coś na własną odpowiedzialność.
• Podpis i pieczątka — znak osoby i znak instytucji.

Dokumenty, które dostajesz

• Zaświadczenie — dokument potwierdzający jakiś fakt, np. zatrudnienie.
• Decyzja — rozstrzygnięcie sprawy: pozytywne albo odmowne.
• Wezwanie — żądanie dostarczenia dokumentów lub osobistego stawiennictwa. Nie wolno go ignorować.
• Postanowienie — rozstrzygnięcie w trakcie sprawy, nie ostateczne.
• Potwierdzenie złożenia — dowód, że oddałeś dokumenty. Zawsze o nie proś.
• Awizo — informacja z poczty, że czeka na ciebie list polecony.

Terminy i procedura

• Termin — czas na wykonanie czegoś albo data wizyty.
• W terminie 14 dni — w ciągu 14 dni.
• Doręczenie — dzień, w którym odebrałeś list; od niego liczy się terminy.
• Odwołanie — pismo, w którym nie zgadzasz się z decyzją.
• Uzupełnienie braków — dostarczenie brakujących dokumentów.
• Numer sprawy — numer twojej sprawy; podawaj go w każdym piśmie.
• Opłata skarbowa — opłata urzędowa za rozpatrzenie sprawy.

Dane osobowe

• Imię, nazwisko; nazwisko rodowe — nazwisko przed ślubem.
• Data i miejsce urodzenia.
• Stan cywilny: kawaler / panna (osoba niezamężna), żonaty / zamężna, rozwiedziony / rozwiedziona.
• Obywatelstwo — państwo, którego jesteś obywatelem.
• Adres zamieszkania — gdzie mieszkasz; adres do korespondencji — gdzie urząd ma wysyłać listy.
• Zameldowanie — urzędowe zgłoszenie miejsca pobytu.

Gotowe zwroty przy okienku

• „Chciałbym / chciałabym złożyć wniosek o…”
• „Przyszedłem / przyszłam na wezwanie”.
• „Mój numer sprawy to…”
• „Czy mogę prosić o potwierdzenie złożenia?”
• „Jakich dokumentów brakuje?”
• „Do kiedy mam to dostarczyć?”

Skróty w pismach urzędowych

• ul. — ulica; al. — aleja; pl. — plac.
• m. lub lok. — numer mieszkania.
• sygn. akt / znak sprawy — numer sprawy.
• zał. — załącznik; pkt — punkt; ust. — ustęp; art. — artykuł ustawy.
• Dz.U. — Dziennik Ustaw, w którym publikuje się przepisy.

Pułapki tłumaczenia

Kilka słów, przy których cudzoziemcy mylą się najczęściej: termin — czas na działanie, a nie tylko „data”; strona w sprawie — uczestnik, a nie kartka; sprawa — postępowanie w urzędzie, a nie „rzecz”; uprzejmie informuję — zwykła grzecznościowa formułka, a nie szczególna życzliwość; pouczenie — wyjaśnienie twoich praw i terminów na końcu decyzji. W pouczeniu jest napisane, gdzie i do kiedy można się odwołać — czytaj je zawsze.

Checklista przed wizytą w urzędzie

• Pismo. Podkreśl w piśmie słowa termin, wezwanie, numer sprawy.
• Dokumenty. Oryginały i kopie — osobno.
• Numer. Zapisz numer sprawy na osobnej kartce.
• Zwroty. Naucz się 3–4 zwrotów na okienko.
• Potwierdzenie. Nie wychodź bez potwierdzenia złożenia.
• Pouczenie. Czytaj część o terminach w każdej decyzji.